Chỉ nói riêng về công việc, nhiều người hẳn đang đứng trước một cánh cửa rộng lớn, nơi mà tất cả mọi thói quen làm việc kiểu cũ sẽ phải chuyển sang một cơ chế mới hơn.
Và thay vì làm việc qua loa chờ ngày hết dịch, thay vì mong ngóng được tự do đi lại trên đường phố mà không có bất kỳ sự sợ hãi vô hình nào, sao ta không chuẩn bị một tinh thần sẵn sàng làm việc trực tuyến (digital readiness) lâu dài và chuyên nghiệp hơn?
Khi đại dịch xảy ra, chúng ta lao vào những ngày làm việc và sinh hoạt tại nhà vô thời hạn. Nhiều người làm việc tự do sẽ thấy digital working hay WFH sẽ là ‘‘chuyện thường ở huyện’’ một ngày không xa. Nhưng cũng có nhiều người (vốn quen với cuộc sống văn phòng trong suốt đời mình) sẽ thấy rằng đây là thách thức với vô vàn cảm giác bất an. Sự mông lung đã sản sinh trong những ngày giằng co chuyện làm việc online tạm thời hay sẽ là mô hình lâu dài, bởi không ai biết khi nào dịch bệnh sẽ chấm dứt. Nhưng rõ ràng là những dự định, sự tự tin, tâm lý ‘‘đứng đầu ngọn sóng’’ đã từng bị lung lay và trì hoãn như thế.
Khảo sát “21 xu hướng và tương lai công việc” công bố đầu năm 2021 của Tập đoàn nhân sự Mỹ ManpowerGroup, có đến 48% người lao động cho rằng đại dịch đã đặt ra một cách thức làm việc mới tại công sở: làm việc trực tuyến, làm việc ở bất cứ đâu. Còn hai tác giả Jason Fried và David Heinemeier Hansson đã giải thích trong cuốn ‘’Làm việc trực tuyến, quán xuyến tương lai’’ lý do tại sao đến văn phòng làm việc là một điều thuộc về quá khứ. Nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên khắp thế giới ngày càng ưa chuộng mô hình làm việc trực tuyến với mục đích hoàn thành công việc một cách xuất sắc nhưng lại tốn ít thời gian, chi phí cũng như khiến người làm việc từ xa luôn trong tâm thái thoải mái nhất. Tất cả những dấu hiệu ấy đều nói về câu chuyện chuẩn bị tâm lý sẵn sàng để làm việc trực tuyến cho thời điểm hiện tại, chứ không phải chờ đến ngày mai khi những hàng rào có thể sẽ khuôn lại lần nữa thì ta mới nghĩ đến nó.
Không để bản thân bị động trước những điều chưa tới, chúng ta cần suy nghĩ nhiều hơn để xây dựng tinh thần sẵn sàng làm việc trực tuyến lâu dài và chuyên nghiệp hơn, kể cả khi Covid-19 đã được kiểm soát. Đó là việc làm chủ khả năng tập trung, năng lực tự quản lý và duy trì mức độ kỷ luật lành mạnh để tiếp cận (và tận hưởng) thử thách phía trước.
Sự sẵn sàng về tinh thần (mental readiness) là một trong 16 trụ cột của mô hình i4 Neuroleader. Khi đặt vào bối cảnh sẵn sàng làm việc trực tuyến, có 4 yếu tố quan trọng như sau:
-
- Sự hòa hợp về thân – tâm – trí
- Sự cân bằng
- Đạo đức
- Sự sẵn sàng về mặt tinh thần
Trong đó, sự sẵn sàng về tinh thần (mental readiness) đề cập đến khả năng của một người để tạo ra một trạng thái tâm lý cân bằng mà họ có thể thực hiện ở mức tối ưu, thể hiện qua một số yếu tố quan trọng.
Sự tự tin
Trong đại dịch, có rất nhiều tình huống đòi hỏi sự bình tĩnh và tự tin: xoay sở để trụ lại một thành phố hoặc phải về quê, chiến thắng sự sợ hãi bằng kiến thức, tin vào những điều tốt đẹp, tự tin vào năng lực lãnh đạo của bản thân để cùng đội ngũ của mình vượt qua khó khăn,…
Xây dựng sự tự tin thường là một vấn đề của nhận thức, nhất là khi chỉ có thể tự đối diện với chính mình trong những ngày ở nhà, sự tự tin càng đòi hỏi nhiều dũng khí và sự hiểu biết về chính mình, về những tình huống đang diễn ra.
Toàn cảnh lao động sau dịch là một bức tranh buồn, nhưng vô cùng thú vị: liệu các CEO hay những nhà quản lý của những công ty đã đóng cửa trong giãn cách sẽ quay trở lại cạnh tranh trực tiếp với các nhân lực khác trong thị trường lao động? Và chính họ cùng những nhân sự đang có ý định xin việc, những sinh viên vừa ra trường, sẽ gặp nhau trong một tình huống vô cùng oái oăm, để rồi cuối cùng sự tự tin và năng lực sẽ là những điều lấp lánh mà người ta mang ra cân đo đong đếm.
Sự tập trung
Thách thức lớn nhất của môi trường làm việc trực tuyến là điều chỉnh bản thân để vượt qua sự phân tâm. Có lẽ bộ não của chúng ta hoạt động bằng cách đưa ra những dopamine kích thích bởi một thông tin mới. Những email liên tục, tin nhắn từ các nhóm trò chuyện, tiếng ồn, những thú vui, và cơn ngủ vùi không kiểm soát là những thứ cái bẫy vô hình làm gián đoạn sự tập trung. Việc đối phó với sự xao nhãng ở không gian làm việc cá nhân như ở nhà hoặc các mô hình văn phòng có không gian mở trong một thời gian dài luôn đòi hỏi nhiều giải pháp.
Lập kế hoạch
Ai cũng biết rằng lập kế hoạch là quan trọng, nhưng thường xuyên bị áp lực phải “hoàn thành mọi công việc” khiến chúng ta có cảm giác nặng nề. Cảm giác hoàn thành một phần việc nhanh chóng bị thay thế bằng sự thất vọng khi chúng ta nhận ra rằng chúng ta đã lập kế hoạch không tốt và đang lãng phí thời gian và nguồn lực. Người làm việc trực tuyến có thể làm một vài bước khởi động để tiếp cận những phần năng suất nhất trong bộ não của chúng ta để hoàn thành nhiệm vụ:
-
- Hình dung một tình huống và các kết quả có thể xảy ra trước khi nó xảy ra.
- Chuẩn bị tốt về mặt thể chất bằng cách thở và định tâm.
- Chia một nhiệm vụ thành nhiều phần nhỏ hơn – đặc biệt hữu ích đối với các nhiệm vụ phức tạp.
- Thực hành deep work kết hợp với một to-do-list hằng ngày để có thể giải quyết công việc trong thời gian hợp lý nhất.
Đầu tư trang thiết bị làm việc
Ngoài những yếu tố cơ bản của tâm lý sẵn sàng, về phần không gian và trang thiết bị, nhân viên cần đầu tư cho chính mình những điều sau đây để quá trình làm việc trực tuyến trở nên hiệu quả, thuận lợi hơn: đường truyền internet ổn định, thiết bị điện tử cần thiết: máy tính, điện thoại, tai nghe,…
Chuẩn bị không gian làm việc
Nếu bạn làm việc từ xa hay làm tại nhà, bạn cần đảm bảo không gian làm việc đầy đủ đồ dùng (máy in, máy tính, dụng cụ làm việc chuyên dụng,…) để không cản trở năng suất trong công việc.
Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý về không gian riêng tư trong các buổi họp online và chủ động tạo không gian làm việc cảm hứng cho chính mình. Bạn có thể trang hoàng không gian làm việc bằng những món đồ trang trí đơn giản, trồng thêm một chậu cây, xông ít tinh dầu hoặc mở ô cửa sổ để đón ánh nắng tự nhiên.
“Digital readiness” là một thuật ngữ không quá mới, nhưng đặt vào bối cảnh đặc biệt này, nó là một nhiệm vụ lâu dài và mang tính chuẩn bị. Trong vài ngày đầu tiên quay trở lại văn phòng, trạng thái tâm lí của mọi người vẫn đang lửng lơ, chưa thể nhập cuộc. Một số công ty đã áp dụng giải pháp “Free Them Day”, cho phép người làm việc dùng 2 tuần đầu để tự điều chỉnh tâm lý cũng như thói quen làm việc từ trực tuyến sang trực tiếp. Cũng có một số đơn vị chưa yêu cầu nhân viên quay lại văn phòng, vẫn duy trì làm việc trực tuyến. Tuy nhiên, mọi công ty đều phải tuân theo các yêu cầu kinh tế, bảo đảm an toàn và tâm lý sẵn sàng của nhân viên, trong khi mọi nhân viên đều có kế hoạch và nhu cầu cuộc sống cá nhân của riêng mình – cả hai đều phải được dung hòa một cách hợp lý.
Số hóa cung cấp giải pháp cho vấn đề duy trì công việc trong điều kiện dịch bệnh, đồng thời mở ra những cơ hội việc làm trực tuyến vô cùng hấp dẫn. Chúng ta không được quên giải pháp cho vô số mô hình làm việc mới vượt ra ngoài cái gọi là điều kiện làm việc “bình thường mới” (việc làm toàn thời gian theo kiểu mới hay linh hoạt chuyển hẳn sang trực tuyến toàn thời gian với tâm thế mới hơn). Công việc trực tuyến mở ra những điều kiện làm việc nhân đạo hơn và một cuộc sống làm việc dễ dàng hơn. Người lao động cần bắt đầu ngay từ bây giờ để chuẩn bị tâm lý sẵn sàng làm việc trực tuyến một cách lâu dài và chuyên nghiệp hơn.
